skip to Main Content

1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ

ОБСЛУЖИВАНИЕ, СОПРОВОЖДЕНИЕ, ПОДДЕРЖКА, НАСТРОЙКА, ОБНОВЛЕНИЕ ПРОГРАММ 1С

Работаем ежедневно и круглосуточно!

8 (800) 201-66-95 или 8 (495) 220-12-83

1 ЧАС = 2000 РУБ.

Программный продукт «1С:Документооборот» решает целый спектр задач: автоматизация учёта документов, управление информационными потоками предприятия, взаимодействие сотрудников и создает регламентированное и контролируемое движение документов в едином информационном пространстве компании.

Решение 1C:Документооборот автоматизирует основные процессы документооборота: формирование и обработку документов; обеспечивает централизованное хранение документов и файлов в базе данных; поддерживает реализацию концепции бумажного документооборота; является современным инструментом управления информационными потоками предприятия.

Как правило, предприятия приходят к решению внедрения электронного документооборота в следующих случаях:
Увеличивается потребность предприятия в дополнительных ресурсах для поддержки бумажного документооборота;
Появляются риски срыва сделок и проектов в результате сложности и длительности процедуры принятия решений;
Невозможно быстро реагировать на функционально важные задачи компании;
Снижаются компетенции сотрудников и конкурентоспособность компании вследствие организации слабого и неструктурированного информационного пространства.

Компаниями, уже использующими программный продукт «1С:Документооборот» выделяются следующие эффекты внедрения:
Прямой экономический эффект (экономия стоимости ресурсов и материалов);
Снижение затрат времени в результате унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
Создание единого информационного пространства и ускорение информационных потоков;
Сокращение непроизводственных затрат рабочего времени подчиненных- и, как следствие, рост производительности труда сотрудников;
Контроль и управление исполнительской дисциплиной.

Программа «1С:Документооборот», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами.  Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

1С:Документооборот

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С:Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С:Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

хранение любых документов;

ограничение прав доступа к документам;

коллективная работа с документами;

хранение и контроль версий;

выдача и контроль поручений;

отчетность;

работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.

Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.

Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.

Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):

текст поручения;

описание;

исполнитель;

контрольный срок.

Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)

Поручение с контролем — после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.

Согласование — приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

Обход — с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,

оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

регистрация входящих и исходящих документов,

просмотр и редактирование документов,

контроль версий документов,

полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

ГОСТ Р 6.30-2003,

ГОСТ Р 51141-98,

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

Требования ГСДОУ,

Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Логическая структура «1С:Документооборот 8» представлена на следующих рисунках.

Модульный состав СЭД «1С:Документооборот 8»

Рис. 7 — Модульный состав СЭД «1С:Документооборот 8»

Функциональные блоки СЭД «1С:Документооборот 8»

Рис. 8 — Функциональные блоки СЭД «1С:Документооборот 8»

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Схема развертывания СЭД «1С:Документооборот 8»

Рис. 9 — Схема развертывания СЭД «1С:Документооборот 8»

Преимущества системы

«1С:Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

Делопроизводство,

Документооборот,

Взаимодействие,

Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение и выбор СЭД

Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе оптимальной СЭД для колледжа. Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Для сравнения были выбраны наиболее распространённые в России СЭД:

DocsVision

Directum

1С:Документооборот 8 КОРП

Сравнение приведённых в обзоре систем приводится по выбранным параметрам, объединённым в шесть критериев. Стоит отметить, что по всем приведённым в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

Используемые технологии

Политика лицензирования и ценообразование

Функциональные возможности

Права доступа и информационная безопасность

Поддержка

Обучение

Используемые технологии

Таблица 1 — Сравнение используемых технологий

Предметы сравнения 1С:Документооборот DocsVision Directum
Серверная операционная система Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux Windows Server (2000, 2003, 2008) Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентская операционная система кросс-платформенная Windows (XP, Vista, 7) Windows (XP, Vista, 7)
Используемый сервер БД MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle

Возможен файловый режим работы (без сервера БД)

MS SQL Server MS SQL Server
Средства работы на мобильных устройствах Safari Mobile нет Есть

(Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)

Возможности интеграции 1С, API, XML 1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory 1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Демоверсия/демодоступ демодоступ демоверсия нет
Web Есть тонкий клиент на Internet Explorer Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы Есть, с помощью дополнительного модуля Web-сервер
Технология сканирования Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN (стандартный протокол и интерфейс, определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения) Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входит в базовый комплект лицензий Capture and Transformation Services (DCTS) — набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы. Лицензия на «Службу ввода документов» приобретается отдельно для каждого сервера

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С:Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии/демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора — это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся.

Политика лицензирования и ценообразование

Таблица 2 — Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок (руб.)

1С:Документооборот DocsVision Directum
Пакеты лицензий ПРОФ КОРП Базовая Расширенная Корпоративная Lite Standard Enterprise
Пакет 20/25(DocsVision) базовых клиентских лицензий 95 000 163 000 95 000 185 000 264 000 30 400 112 100 193 800
Пакет 50 базовых клиентских лицензий 186 000 254 000 320 000 484 000 72 000 265 500 459 000
Пакет 100 базовых клиентских лицензий 330 000 398 000 495 000 830 500 472 000 816 000

Целью этой таблицы является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трёх представленных компаний, но вполне даёт понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.

Также стоит указать, каковы основные различия приведённых в таблице пакетов лицензий каждого из программных продуктов.

1С:Документооборот

Функции, доступные только в версии КОРП:

Штрихкодирование документов и файлов

Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов

Автоматическое заполнение файлов по шаблонам

Печать регистрационного штампа

Принятие задач к исполнению

Настройка и использование условий маршрутизации

Периодические бизнес-процессы

Учет и использование графиков работы

Иерархия бизнес-процессов

Остановка бизнес-процессов

Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений

Категоризация данных

Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

DocsVision

Базовая: содержит платформу DocsVision и приложение «Делопроизводство».

Расширенная: включает состав Базовой редакции + приложение «Управление процессами» и возможность приобретения Лёгкого клиента.

Корпоративная: включает состав Расширенной редакции + возможность приобретения Пакета Оптимизации Производительности, Лёгкого клиента и SharePoint расширения.

Directum

Пакеты Lite, Standard и Enterprise включают базовую серверную лицензию системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Различие, главным образом, заключается в том, какими дополнительными модулями и дополнительными серверными лицензиями пользователь сможет расширять функциональность Базовых модулей.

Политика лицензирования

1С:Документооборот

Для обеспечения удобной и плавной масштабируемости платформы все продукты линейки «1С:Предприятие 8» подразделяются на следующие категории:

основные поставки, которые содержат платформу, прикладное решение (конфигурацию) и лицензию на использование продукта на одном рабочем месте;

конкурентные клиентские лицензии, или лицензии на дополнительные рабочие места;

лицензия на сервер «1С:Предприятия» (сервер приложения);

DocsVision

Программное обеспечение DocsVision состоит из серверной и клиентской частей. Под лицензированием DocsVision понимается передача заказчику права на использование системы определённым количеством пользователей, одновременно работающих с одним сервером (так называемая «concurrent licensing model», или конкурентные лицензии). При этом количество рабочих мест, на которых будет установлена система, никак не ограничено. При средних параметрах интенсивности работы пользователей статистически обоснованным является приобретение конкурентных лицензий в количестве 70% от общего числа пользователей. Лицензии конкурентные, минимальный размер покупки — 10 штук. Есть VIP-лицензии, дающие гарантированный вход в систему.

Directum

Лицензии конкурентные. Для web-доступа лицензия покупается на сервер. В остальном политика лицензирования абсолютно аналогична DocsVision.

Функциональные возможности

Данный раздел поделён на следующие части:

Регистрация и ввод документов

Работа с документами

Управление бизнес-процессами

Поиск и анализ информации

Поддержка бумажного документооборота

Стандартные средства настройки

По каждому разделу приведена таблица, в которой сравниваются функциональные возможности рассматриваемых СЭД. В целом, возможности систем совпадают, но и имеются различия, отражённые в этих таблицах. Там, где, на наш взгляд, были необходимы пояснения к рассматриваемым возможностям систем, помимо обозначения «+» — возможность реализована, добавлены комментарии.

Таблица 3 — Регистрация и ввод документов

Функционал 1С:Документооборот DocsVision Directum
Регистрация документов + + +
Присоединение файлов + + +
Создание документа по шаблону + + +
Регистрация из электронной почты Любой документ или файл «1С:Документооборот 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы

Загрузка входящих или внутренних документов

Загрузка всех вложенных файлов

Работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line)

Мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе

Отображение заданий DocsVision в виде задач в MS Outlook

Интеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, отправлять письма контактным лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами». Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письме
Регистрация из web-формы + + +
Работа со справочниками + + +
Настройки шаблонов регистрационных номеров + + +
Контроль заполнения обязательных полей карточки документа + + +
Возможность потокового ввода документов + + +
Регистрация со сканера + + +
Регистрация документов из MS Office/OpenOffice Возможно при реализации дополнительной программной настройки Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office

Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно

Таблица 4 — Работа с документами

Функционал 1С:Документооборот DocsVision Directum
Формирование списка рассылки + + +
Изменение прикрепленных файлов + + +
Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов предварительный просмотр (без открытия карточки)
Работа с проектами документов + + +
Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов + + +
Работа с версиями документов + + +
Ведение папочной структуры документов + + +
Ведение личных папок пользователя + + +
Свой рабочий стол с любого места + + +
Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе + + +
Поддержка процедур визирования/согласования документов + + +
Возможность выдачи поручений + + +
Возможность использования промежуточных отчётов по исполнению Получение автоматически сформированных отчетов об исполнительской дисциплине сотрудников
Работа с документами в режиме Off-line Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-line Исполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook) Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-line
Ведение листа согласования + + +
Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе + + +

Таблица 5 — Управление бизнес-процессами

Функционал 1С:Документооборот DocsVision Directum
Создание типовых маршрутов движения документов + + +
Поддержка в маршрутах ветвлений + + +
Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т.д. + + +
Механизмы контроля исполнения документов + + +
Обеспечение свободной маршрутизации документов + + +
Автоматическое ведение этапов исполнения работ + + +
Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений в территориально распределённой организации + + +
Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению + + +
Рассылка уведомлений по электронной почте + + +
Рассылка документов на ознакомление + + +
Выдача задач на группу + + +
Делегирование полномочий + + +
Автоматизация приёма/отказа поручений к исполнителю Возможно через дополнительно реализуемую функциональность средствами платформы «1С:Предприятие» Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, «рассмотреть возможность продления договора»). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем

Таблица 6 — Поиск и анализ информации

Функционал 1С:Документооборот DocsVision Directum
Поиск по реквизитам документа + + +
Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролёрам) + + +
Полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка + + +
Осуществление различных видов поиска в одном запросе + + +
Создание и хранение специализированных настроек поиска Групповые настройки

Индивидуальные настройки пользователя

В общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается при первом выполнении поискового запроса. Однако, для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого запроса, можно создать особую виртуальную папку: при каждом обращении к ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах поискового запроса Предопределённые поиски (например, «Мои последние изменённые документы»)

Настроенные администратором специальные поиски по часто используемым критериям

Технология связанных документов

Подготовка журналов регистрации документов + + +
Создание отчётов по исполнительской дисциплине + + +
Экспорт отчётов во внешние приложения + + +
Встроенный построитель сложных отчётов Стандартный построитель отчетов платформы «1С:Предприятие», дополнительные настройки Создание сложных отчётов по данным системы, которые невозможно построить при помощи стандартных представлений

Статистические отчёты

Является отдельным модулем с собственной программой инсталляции

Не входит в стандартный комплект поставки

В системе предусмотрены специализированные отчёты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, просроченные поручения, документы, подлежащие возврату и т.д.

Таблица 7 — Поддержка бумажного документооборота

Название продукта Функционал Комментарии
1С:Документооборот Ведение номенклатуры дел Используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов
Журнал передачи Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов
DocsVision Ведение номенклатуры дел
Формирование дел и томов
Архивирование дел Передача дел в подразделения

Передача дел на постоянное хранение

Уничтожение дел в архиве

Directum Ведение номенклатуры дел
Регистрация документов Используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.)
Движение и исполнение документов Фиксация полной переписки по исполнению поручений

Возможность отправки на доработку

Гибкая настройка маршрутизации

Поиск и анализ информации С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ

Таблица 8 — Стандартные средства настройки

Функционал 1С:Документооборот DocsVision Directum
Средства проектирования форм + + +
Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов + + +
Средства создания и настройки структуры организации (в том числе распределённой) + + +
Средства создания и редактирования справочников + + +
Возможность изменения интерфейса (под типы пользователей) + + +
Средства настройки шаблонов документов (MS Office) + + +
Заказать звонок
+
Жду звонка!
Back To Top